FillerDepot är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som beskrivs i denna policy. Det innebär att vi bestämmer varför och hur dina uppgifter används, och att vi ansvarar för att skydda dem.

I denna policy förklarar vi vilka personuppgifter vi samlar in när du besöker fillerdepot.com, skapar ett konto, lägger en beställning, kontaktar oss eller prenumererar på vårt nyhetsbrev – varför vi använder dem, vem vi delar dem med, hur länge vi lagrar dem och vilka rättigheter du har.

Vi säljer uteslutande till auktoriserad vårdpersonal och kliniker, så de flesta uppgifter vi har rör dig i din yrkesroll.

Hur vi använder cookies beskrivs separat i vår cookiepolicy.

Uppgifter som du lämnar till oss

• Identitets- och kontaktuppgifter – namn, e-postadress, telefonnummer, befattning.
• Företagsuppgifter — företagsnamn, adress, momsregistreringsnummer, organisationsnummer.
• Företagsidentifierare – för kunder i Sverige är detta ditt organisationsnummer; om du bedriver verksamhet som enskild firma är detta samma nummer som ditt personnummer. För kunder i övriga EU samlar vi in ditt momsregistreringsnummer, och för kunder utanför EU samlar vi in ditt officiella organisationsnummer.
• Professionell dokumentation – licenser, intyg och registreringsuppgifter som används för att verifiera att du är behörig att köpa våra produkter.
• Beställnings- och betalningsuppgifter – de produkter du beställer, leveransadress, faktureringsuppgifter och betalningssätt. Vi lagrar inte hela kortnummer.
• Korrespondens – meddelanden som du skickar till oss via e-post, chatt eller telefon.

Uppgifter som vi samlar in automatiskt

• Tekniska uppgifter – IP-adress, webbläsare och enhetstyp samt hur du använder webbplatsen.

Uppgifter som vi får från andra

• Kredituppgifter om ditt företag – från Creditsafe, som vi får tillgång till via vårt bokföringssystem Fortnox, där du ansöker om att få betala via faktura.
• Företags- och momsverifiering – från EU:s VIES-system och officiella företagsregister.

Vi använder endast dina personuppgifter när lagen ger oss en rättslig grund för detta.

• För att behandla och leverera din beställning – detta är nödvändigt för att fullgöra vårt avtal med dig.
• För att skapa och hantera ditt konto – detta är nödvändigt för att fullgöra vårt avtal med dig.
• För att kontrollera dina yrkeskvalifikationer – vårt berättigade intresse av att säkerställa att produkter avsedda för yrkesmässigt bruk endast levereras till lämpliga yrkesmässiga köpare, samt, i tillämpliga fall, för att uppfylla lagstadgade och myndighetsföreskrivna krav som reglerar försäljning och distribution av våra produkter.
• För att bedöma kreditvärdigheten när du begär att få betala via faktura – åtgärder som vidtas innan avtalet ingås, samt vårt berättigade intresse av att undvika betalningsförluster.
• För att tillhandahålla kundsupport – för att fullgöra vårt avtal och på grund av vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar.
• Att föra bokföring – en lagstadgad skyldighet enligt den svenska bokföringslagen.
• För att skicka marknadsföringsmejl – ditt samtycke, som du kan återkalla när som helst.
• För att mäta och förbättra webbplatsen med hjälp av statistik- och marknadsföringscookies – ditt samtycke.
• Att identifiera och diagnostisera tekniska fel – vårt berättigade intresse av att upprätthålla säkerheten, tillförlitligheten och den korrekta funktionen hos vår webbplats.
• För att förebygga bedrägerier och säkerställa webbplatsens säkerhet – vårt berättigade intresse av att skydda vår verksamhet och våra kunder.

I de fall där vi grundar oss på berättigade intressen har vi bedömt att våra intressen inte åsidosätts av dina rättigheter och friheter. Du kan begära en sammanfattning av denna bedömning från oss.

Kreditprövning vid fakturabetalning

Om du ansöker om att få betala via faktura inhämtar vi kreditupplysningar om ditt företag från Creditsafe, som vi får tillgång till via vårt bokföringssystem Fortnox. Beslutet fattas alltid av en medarbetare hos oss, inte automatiskt av ett system. Om du inte erbjuds att betala via faktura kan du istället betala med kort, och du är välkommen att kontakta oss för att diskutera saken.

En del av de uppgifter vi begär är nödvändiga för att vi ska kunna göra affärer med dig. Vi behöver dem för att skapa ditt konto, för att kontrollera att du är berättigad att köpa produkter avsedda för professionellt bruk, för att behandla och leverera dina beställningar, för att bedöma en ansökan om fakturabetalning samt för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter.

Om du väljer att inte lämna dessa uppgifter kan det hända att vi inte kan öppna ett konto åt dig, ta emot din beställning, erbjuda fakturabetalning eller tillhandahålla vissa av våra tjänster. När uppgifter är frivilliga anger vi detta vid den tidpunkt då vi ber om dem.

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi delar dem endast med följande mottagare, och endast i den utsträckning som de behöver dem:

• Nets – för att hantera kortbetalningar (Visa och Mastercard).
• Creditsafe – för att tillhandahålla kreditupplysningar när du ansöker om att betala via faktura.
• Fortnox – vårt bokförings- och faktureringssystem.
• Företag som köper eller finansierar våra fakturor – när en faktura överlåts kommer du att få besked om vem du ska betala till innan betalningen förfaller.
• PostNord och DHL – levererar din beställning.
• Omnisend – vår plattform för e-postmarknadsföring.
• Google – webbplatsstatistik och mätning av annonsering, i de fall du har gett ditt samtycke.
• Sentry — övervakning av tekniska fel.
• Cloudflare – webbplatssäkerhet och innehållsleverans.
• Våra webbhotell- och IT-leverantörer – som ser till att webbplatsen och våra system fungerar.
• Våra externa revisorer och redovisningskonsulter – för bokföring och lagstadgad redovisning.
• Offentliga myndigheter – i de fall vi enligt lag är skyldiga att lämna ut information.

När en leverantör behandlar personuppgifter för vår räkning i egenskap av personuppgiftsbiträde har vi ingått ett skriftligt avtal om personuppgiftsbehandling som ålägger leverantören att skydda uppgifterna och endast behandla dem i enlighet med våra instruktioner. Vissa mottagare kan istället behandla personuppgifter i egenskap av självständiga personuppgiftsansvariga för sina egna, lagstadgade ändamål.

Vissa av våra leverantörer – däribland Google, Omnisend och Sentry – kan komma att behandla personuppgifter utanför EU/EES. I sådana fall förlitar vi oss på någon av de skyddsåtgärder som tillåts enligt GDPR: om mottagaren uppfyller kraven, Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå för organisationer som deltar i EU–USA-ramverket för dataskydd, eller standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen, tillsammans med eventuella ytterligare åtgärder som krävs för överföringen.

Du kan fråga oss vilken skyddsåtgärd som gäller för en viss överföring, så kommer vi att informera dig om detta.

Vi lagrar personuppgifter endast så länge som vi behöver dem för det ändamål för vilket de samlades in, eller så länge som lagen kräver.

• Order- och bokföringsunderlag – fram till utgången av det sjunde året efter det kalenderår då det aktuella räkenskapsåret avslutades, i enlighet med bokföringslagen (kap. 7 § 2).
• Kontouppgifter – så länge ditt konto är aktivt, och därefter i 12 månader efter att du har avslutat det eller efter din senaste beställning.
• Dokumentation av yrkesmässig verifiering – så länge ditt konto är aktivt och därefter så länge det rimligen är nödvändigt för att dokumentera att gällande krav på produkt- och yrkesmässig användning uppfylls. Om din licens kan bekräftas mot ett officiellt register registrerar vi resultatet av den kontrollen och raderar det uppladdade dokumentet.
• Korrespondens rörande kundsupport — 24 månader efter att ärendet har avslutats.
• Marknadsföringsuppgifter – tills du återkallar ditt samtycke eller avslutar prenumerationen.
• Cookie-data — under de tidsperioder som anges i vår cookiepolicy.

Enligt GDPR har du följande rättigheter. Det är i regel kostnadsfritt att utöva dessa rättigheter. Vi svarar normalt inom en månad, även om GDPR tillåter oss att förlänga denna tidsfrist i vissa fall.

• Rätt till insyn – att få veta om vi lagrar uppgifter om dig och att få en kopia av dessa.
• Rättelse — att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter korrigerade.
• Radering — att få dina uppgifter raderade när vi inte längre har någon rättslig grund för att behålla dem. Bokföringsunderlag är en sådan grund.
• Begränsning – att vi ska avbryta användningen av dina uppgifter tills en tvist om dem har lösts.
• Överförbarhet – att få de uppgifter du har lämnat till oss i ett maskinläsbart format, eller att få dem överförda till en annan leverantör.
• Invändning — att invända mot behandling som vi grundar på berättigade intressen. Du kan när som helst invända mot direktmarknadsföring, och vi kommer då att upphöra med den.
• Återkallande av samtycke — när som helst, utan att detta påverkar den behandling som redan har skett.

För att utöva någon av dessa rättigheter, skicka ett e-postmeddelande till [email protected]. Vi kan behöva verifiera din identitet först.

Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt ber vi dig att först kontakta oss – vi vill helst rätta till det. Du har också rätt att när som helst lämna in ett klagomål till den svenska tillsynsmyndigheten:

Vi uppdaterar denna policy när vår behandling eller lagstiftningen ändras. Datumet högst upp på sidan anger när den senast reviderades. Om vi gör en väsentlig ändring kommer vi att informera dig direkt när det är möjligt.

Om du har frågor om denna policy eller dina personuppgifter:

Cookies är små textfiler som sparas på din enhet när du besöker vår webbplats. Liknande tekniker, såsom pixlar och lokal lagring, fungerar på liknande sätt, och vi benämner dem alla som ”cookies” i denna policy.

Cookies som är absolut nödvändiga för att tillhandahålla den tjänst du har begärt placeras utan ditt samtycke, i enlighet med kapitel 9, § 28 i den svenska lagen (2022:482) om elektronisk kommunikation.

Alla övriga cookies placeras först efter att du har gett ditt samtycke. I de fall dessa cookies innebär behandling av personuppgifter utgör ditt samtycke vår rättsliga grund.

Dessa cookies är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera och kan inte inaktiveras. De ser till att du förblir inloggad, säkerställer din session, lagrar innehållet i din varukorg och skyddar webbplatsen mot automatiserade missbruksförsök. De sätts av WordPress, WooCommerce och Cloudflare och lagras från slutet av din webbläsarsession i upp till ett år.

Två cookies styr vilken valuta priserna visas i. Den ena lagrar den valuta du har valt, och den andra lagrar landsinformation som används för att välja en standardvaluta. Båda upphör att gälla när din session avslutas.

Inställningscookies är inte absolut nödvändiga, så de placeras först efter att du har gett ditt samtycke till inställningscookies.

Vi använder Google Analytics för att få en bättre förståelse för hur besökarna använder webbplatsen, så att vi kan förbättra den. Dess cookies skiljer besökarna åt och upprätthåller sessionsstatusen; de lagras i mellan 24 timmar och två år. De behandlar personuppgifter, däribland din IP-adress och en enhetsidentifierare, och placeras endast om du samtycker till statistikcookies.

Vi använder Omnisend för e-postmarknadsföring och Google för att mäta annonseringens effektivitet. Deras cookies identifierar din session, kopplar beställningar till kampanjer och mäter annonseringens resultat. De lagras i mellan 30 minuter och 90 dagar. De placeras endast om du samtycker till marknadsföringscookies.

Vi använder Sentry för att övervaka tekniska fel på webbplatsen. Tjänsten sätter inga cookies, men registrerar teknisk information – däribland din IP-adress – när ett fel uppstår, så att vi kan se till att webbplatsen fungerar som den ska.

Google, Omnisend och Sentry kan komma att behandla uppgifter utanför EU/EES. I sådana fall förlitar vi oss på de skyddsåtgärder som tillåts enligt GDPR: om mottagaren uppfyller kraven, Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå för organisationer som deltar i EU–USA:s dataskyddsramverk, eller standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen, tillsammans med eventuella ytterligare åtgärder som krävs för överföringen. Kontakta oss om du vill ha mer information om vilka skyddsåtgärder som tillämpas vid en specifik överföring.

Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke till användning av cookies, och det är lika enkelt att återkalla samtycket som det var att ge det. Att återkalla samtycket påverkar inte lagligheten av den behandling som utförts innan du återkallade det.

Du kan också när som helst radera redan lagrade cookies via inställningarna i din webbläsare, men detta kan påverka hur webbplatsen fungerar.

Om du har några frågor om vår användning av cookies:

Vår hantering av personuppgifter i allmänhet beskrivs i vår integritetspolicy.